Entre la gestion des rendez-vous, la paperasse administrative, les encaissements et les relances, les journées des praticiens libéraux sont souvent surchargées. Pourtant, quelques outils numériques bien choisis peuvent libérer un temps précieux sans bouleverser l’organisation de votre cabinet. Nous vous en parlions déjà dans notre article complet sur les possibilités d’intégration technologiques en santé. Toutefois, cet article vous présente 5 actions concrètes qui, mises bout à bout, peuvent vous faire gagner jusqu’à une heure par jour. Un gain de temps au service de la qualité de soins et de votre bien-être.

Comment gagner jusqu’à 1 heure par jour :

Découvrez 5 gestes simples et concrets pour transformer votre quotidien de praticien :

1. Automatisez vos paiements : Libérez-vous des corvées d’encaissement

Pour un dentiste, un ostéopathe, ou même un acupuncteur, le processus d’encaissement peut être une véritable perte de temps. Imaginez ne plus avoir à manipuler d’espèces, à gérer des chèques ou à passer du temps sur les rapprochements bancaires manuels. L’automatisation des paiements via des solutions numériques sécurisées est une petite révolution. Le paiement sans contact pour la santé (souvent intégré directement à votre logiciel métier si vous en avez un) simplifie cette étape clé. En quelques secondes, votre patient règle sa consultation, et les fonds sont directement transférés. Non seulement vous gagnez un temps précieux, mais vous réduisez aussi les erreurs et les impayés.

Le conseil concret pour gagner du temps : Optez pour une solution de paiement qui s’intègre parfaitement à votre logiciel de gestion de cabinet. Certains systèmes génèrent automatiquement la facture et le reçu après le paiement, vous évitant une double saisie et des allers-retours fastidieux.
Exemple d’outil : My Healthy propose des solutions de paiement sans contact pour la santé spécifiquement conçues pour les professionnels de santé, facilitant l’encaissement et la gestion financière.

2. La prise de rendez-vous en ligne : Un standard ouvert 24h/24, sans vous !

Combien de fois interrompez-vous une consultation pour répondre au téléphone et gérer un rendez-vous ou une annulation ? Pour un psychologue, un masseur-kinésithérapeute ou un réflexologue, un système de prise de rendez-vous en ligne est un véritable game changer. Vos patients peuvent prendre rendez-vous à toute heure, même en dehors de vos horaires d’ouverture, libérant ainsi votre ligne téléphonique et votre attention. Les rappels automatiques par SMS ou e-mail réduisent drastiquement le nombre de rendez-vous manqués, un problème courant qui coûte cher en temps et en argent.

Le conseil concret pour gagner du temps : Choisissez une plateforme de prise de rendez-vous qui propose un agenda partagé et synchronisé avec votre smartphone. Cela vous permet de visualiser et de gérer votre emploi du temps en temps réel, même en dehors du cabinet, et d’éviter les doubles réservations.
Exemple d’outil : Des plateformes comme Doctolib, Maiia ou Rendezvousfacile sont très utilisées par les praticiens de santé pour la gestion de leurs agendas en ligne.

3. Le pré-remplissage des feuilles de soins : Dites adieu à la paperasse fastidieuse

La saisie des informations sur les feuilles de soins est une tâche répétitive, chronophage et sujette aux erreurs. Pour un sage-femme, un orthophoniste ou un podologue, le pré-remplissage automatique des feuilles de soins grâce à votre logiciel de gestion est une fonctionnalité inestimable. Une fois les informations de votre patient enregistrées dans son dossier numérique, elles se reportent automatiquement sur la feuille de soins, ne nécessitant qu’une vérification rapide de votre part. C’est un gain de temps significatif, qui vous permet de vous concentrer davantage sur votre cœur de métier : le soin.

Le conseil concret pour gagner du temps : Assurez-vous que votre logiciel métier permet une gestion complète du dossier patient, incluant non seulement les informations administratives mais aussi les antécédents, les observations et les traitements. Une bonne interconnexion entre ces modules est la clé pour un pré-remplissage efficace et une diminution des erreurs.
Exemple d’outil : Des logiciels de gestion de cabinet comme Vega, Topaze ou Logiciel Médical France (LMF) intègrent souvent cette fonctionnalité de pré-remplissage et de télétransmission.

4. La messagerie sécurisée : Communiquez fluidement et en toute confidentialité

Échanger des informations avec des confrères, des laboratoires ou d’autres professionnels de santé par e-mail non sécurisé ou par téléphone peut être inefficace et risqué en termes de confidentialité des données. Pour un dermatologue ou un médecin généraliste, une messagerie sécurisée intégrée à votre environnement de travail numérique facilite grandement les échanges. Vous pouvez transmettre des documents, des comptes rendus ou des demandes d’avis en toute confidentialité et rapidité. C’est une façon simple et puissante de moderniser vos communications tout en respectant la protection des données de santé.

Le conseil concret pour gagner du temps : Mettez en place un répertoire de vos correspondants fréquents au sein de votre messagerie sécurisée. Cela vous évitera de chercher leurs coordonnées à chaque fois et vous permettra d’envoyer rapidement des informations essentielles, comme des résultats d’analyses ou des demandes de consultation spécialisée.
Exemple d’outil : La Messagerie Sécurisée de Santé (MSSanté) est le système officiel en France, permettant des échanges sécurisés entre professionnels de santé. De nombreux logiciels métiers y sont désormais intégrés.

5. Les relances automatiques : Éliminez les impayés et les oublis

Relancer les patients pour des impayés ou des rendez-vous oubliés est une tâche ingrate qui pèse sur votre temps et votre énergie. Qu’il s’agisse d’un diététicien, d’un chiropraticien ou d’un ergothérapeute, la mise en place de relances automatiques est un atout majeur. Des rappels de rendez-vous par SMS ou e-mail envoyés quelques jours avant la consultation, ou des notifications pour les factures en attente, libèrent votre agenda de ces tâches administratives répétitives. C’est un moyen efficace de réduire les impayés et d’optimiser le flux de votre cabinet sans effort supplémentaire.

Le conseil concret pour gagner du temps : Configurez des scénarios de relance personnalisés. Par exemple, un premier rappel de rendez-vous 48h avant, puis un rappel de facture impayée 7 jours après la date d’échéance. Cette automatisation vous garantit un suivi rigoureux sans que vous ayez à y penser.
Exemple d’outil : My Healthy peut également vous accompagner sur ce point en vous proposant des solutions intégrées de relances automatiques pour les paiements ou les rendez-vous, assurant une gestion plus sereine de votre trésorerie et de votre planning.

En adoptant ces quelques gestes numériques, chaque praticien de santé peut optimiser son temps de manière significative. Un gain d’une heure par jour, c’est l’équivalent de plusieurs consultations supplémentaires ou, tout simplement, plus de temps pour vous et pour vous consacrer pleinement à vos patients. Pour approfondir ces sujets et explorer les multiples facettes du numérique en santé, n’hésitez pas à consulter notre article sur les bienfaits et les risques du numérique en santé ou vous rendre sur le portail e-Santé du Gouvernement.

Et vous, quels sont les outils numériques qui vous ont le plus aidé à gagner du temps dans votre pratique ? Partagez vos astuces et vos retours d’expérience en commentaire !