La gestion administrative et comptable représente une part importante du travail quotidien dans les cabinets médicaux. En plus de leurs tâches cliniques, les praticiens doivent gérer l’émission de factures, l’encaissement des paiements et de nombreuses autres tâches administratives. Ces activités, bien qu’essentielles, peuvent souvent s’avérer chronophages et détourner les professionnels de santé de leur cœur de métier : soigner leurs patients.

Pourtant, une gestion efficace de ces tâches peut libérer un temps précieux et améliorer la qualité des soins prodigués. Dans cet article, nous allons explorer cinq conseils clés pour optimiser la gestion des cabinets médicaux – notamment d’un point de vue de l’encaissement.

Conseil 1 : Simplifier l’encaissement des séances

La gestion des paiements est une tâche essentielle mais souvent complexe pour les praticiens. Beaucoup d’entre eux doivent jongler entre différents modes de règlement : espèces, cartes bancaires, chèques. Cette diversité peut entraîner des problèmes d’accumulation de paiements, de relances, d’erreurs et de gestion complexe des transactions.

Pour simplifier cette tâche, il est recommandé de centraliser et de dématérialiser les paiements. L’application MY HEALTHY offre une solution idéale à cet égard. En utilisant cette application, les praticiens peuvent gérer les paiements de manière plus efficace et sécurisée. Voici quelques avantages de la dématérialisation des paiements avec MY HEALTHY :

• Réduction des erreurs : Les paiements électroniques minimisent les erreurs humaines associées aux manipulations de l’argent liquide et aux chèques.
• Gestion simplifiée : L’application permet de suivre facilement les transactions, de générer des reçus électroniques et de simplifier les processus de relance.
• Gain de temps : En centralisant les paiements via une seule plateforme, les praticiens gagnent du temps qu’ils peuvent consacrer à leurs patients.
• Sécurité accrue : Les paiements électroniques offrent une sécurité supérieure par rapport aux transactions en espèces ou par chèque.

En adoptant l’application MY HEALTHY pour la gestion des paiements, les praticiens peuvent non seulement simplifier leur travail quotidien, mais aussi offrir une expérience de paiement plus moderne et pratique à leurs patients.

Conseil 2 : Mieux gérer les paiements fractionnés ou différés

La gestion des paiements fractionnés ou différés est une autre tâche administrative qui peut s’avérer complexe pour les praticiens. Certains soins nécessitent en effet des paiements échelonnés, et il est courant que les patients remettent plusieurs chèques à encaisser à des dates différentes. Cette méthode traditionnelle présente plusieurs inconvénients, notamment le risque d’erreurs, la nécessité de suivre manuellement les échéances et la perte de temps associée.

Comme nous l’avons vu dans notre article sur le Buy Now Pay Later (BNPL), ces dernières années ont été marquées par un engouement croissant de la part des patients pour les paiements fractionnés et les paiements différés, appréciés pour leur flexibilité et leur commodité. Il est donc impératif de savoir les gérer au mieux.

Pour optimiser cette gestion, il est encore une fois vivement recommandé de dématérialiser les paiements fractionnés en utilisant l’application MY HEALTHY. Grâce à cette application, les paiements peuvent être programmés et automatisés, simplifiant ainsi considérablement le processus. Voici comment l’application MY HEALTHY peut aider :

• Automatisation des échéances : Une fois les paiements fractionnés programmés dans l’application, ceux-ci sont automatiquement prélevés aux dates prévues, sans besoin de gestion manuelle.
• Suivi simplifié : L’application permet de suivre facilement l’état des paiements et de vérifier les transactions en cours et à venir.
• Réduction des erreurs : En éliminant la manipulation manuelle des chèques, le risque d’erreurs est considérablement réduit.
• Confort pour les patients : Les patients apprécient la simplicité et la transparence des paiements automatisés, ce qui améliore leur satisfaction globale.

Conseil 3 : Dématérialiser les paiements pour une accessibilité optimale

La dématérialisation des paiements offre une flexibilité sans précédent, rendant les encaissements et paiements accessibles à la fois sur ordinateur et sur smartphone. Cette accessibilité permet aux praticiens de gérer efficacement leurs transactions, qu’ils soient au cabinet ou en déplacement, et d’impliquer leurs collaborateurs dans le processus.

L’application MY HEALTHY est conçue pour être utilisée sur divers dispositifs, assurant une gestion fluide et pratique des paiements. Voici quelques avantages clés :

• Accessibilité multi-plateforme : Les paiements peuvent être gérés à tout moment et en tout lieu, que ce soit via un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un smartphone. Cette flexibilité est particulièrement utile pour les praticiens ayant un emploi du temps chargé.
• Gestion partagée : Les tâches administratives liées aux paiements peuvent être facilement déléguées. Les collaborateurs, tels que le secrétariat ou les aides administratives, peuvent accéder à l’application MY HEALTHY et gérer les transactions, ce qui allège la charge de travail des praticiens.
• Coordination et suivi en temps réel : L’application permet à tous les membres de l’équipe de suivre en temps réel les paiements et encaissements, garantissant une coordination optimale. Chaque transaction est enregistrée et accessible instantanément, réduisant ainsi les risques d’erreurs et de doublons.
• Sécurité renforcée : L’utilisation d’une application sécurisée pour les paiements protège les données sensibles des patients et des praticiens, offrant une tranquillité d’esprit supplémentaire.

Conseil 4 : Réduire le risque d’impayés

Dans le monde médical, l’adoption de solutions de paiements modernes et sécurisées devient essentielle pour simplifier la gestion financière mais aussi pour réduire le risque d’impayés. Vous pouvez d’ailleurs vous référer à notre article dédié aux impayés pour les praticiens de santé. En utilisant des méthodes telles que Tap to Pay, les QR codes, ou les paiements par SMS, les praticiens peuvent non seulement améliorer l’efficacité de leurs transactions, mais aussi offrir une expérience plus fluide et sécurisée à leurs patients.

En effet, l’utilisation de ces solutions modernes et sécurisées permet de minimiser le risque d’impayés de plusieurs façons :

• Sécurité accrue : Les paiements électroniques sont protégés par des protocoles de sécurité avancés, réduisant les risques de fraude et de vol.
• Traçabilité : Chaque transaction est enregistrée automatiquement, ce qui facilite le suivi des paiements et permet de repérer rapidement les paiements manquants.
• Rapidité et efficacité : Les paiements électroniques sont traités instantanément, évitant les délais liés aux chèques ou aux virements bancaires traditionnels.

Conseil 5 : Allier rigueur et innovation pour une gestion optimale

Un bon cabinet médical repose sur deux piliers fondamentaux : l’expertise clinique du praticien et une gestion administrative rigoureuse.

Les outils proposés par MY HEALTHY, tels que les applications de gestion des paiements et les rappels automatisés, sont de puissants leviers pour simplifier et optimiser la gestion financière. Cependant, leur efficacité dépend aussi de la rigueur et de la régularité avec lesquelles ils sont utilisés. Voici quelques recommandations pour allier rigueur et innovation :

1. Utilisation régulière des outils MY HEALTHY :

• Prenez le temps de vous familiariser avec les fonctionnalités des outils MY HEALTHY.
• Intégrez l’utilisation des applications MY HEALTHY dans votre routine quotidienne. Consacrez un moment chaque jour pour vérifier les transactions, envoyer des demandes de paiement et suivre les encaissements.
• Assurez-vous que les applications et les systèmes sont toujours à jour pour bénéficier des dernières fonctionnalités et améliorations en termes de sécurité.

2. Rigueur dans les émissions de demandes de paiement :

• Émettez des demandes de paiement claires et détaillées pour éviter toute confusion ou erreur. Assurez-vous que chaque demande inclut toutes les informations nécessaires, telles que le montant dû, la date d’échéance et les options de paiement.
• Effectuez un suivi régulier des paiements en attente et des paiements reçus. Utilisez les outils MY HEALTHY pour générer des rapports et suivre l’état des transactions en temps réel.
• En cas de retard de paiement, utilisez les rappels automatiques pour contacter les patients. Soyez proactif dans la gestion des impayés pour maintenir une trésorerie stable.

3. Impliquez vos équipes

• Sensibilisez et formez vos collaborateurs à l’importance d’une gestion rigoureuse des paiements. Chaque membre de l’équipe doit comprendre son rôle et ses responsabilités dans ce processus.
• Évaluez régulièrement vos pratiques de gestion des paiements et cherchez des moyens de les améliorer. Les retours d’expérience et les suggestions de l’équipe peuvent être précieux pour identifier les points à optimiser.

En conclusion, optimiser la gestion administrative et comptable des cabinets médicaux permet aux praticiens de se concentrer sur leur cœur de métier : soigner leurs patients. Accepter les paiements par mobile, en particulier, offre des avantages significatifs. Non seulement cela simplifie le processus de paiement pour les patients, mais cela réduit également les risques d’erreurs et d’impayés.

Adopter ces innovations est un investissement dans l’avenir de votre pratique, garantissant une gestion plus sereine et une meilleure qualité de service pour vos patients.